Sociétés sans but lucratif
3. Dépôt annuel de documents
La création d’une société impose certaines exigences qui doivent être remplies par souci de transparence vis-à-vis de vos membres et du grand public.
Une société doit tenir une assemblée générale annuelle conformément à ses règlements, après quoi les documents suivants doivent être déposés au registraire des sociétés dans un délai de 14 jours :
- des états financiers sous forme d’un bilan signé par l’auditeur ou par deux administrateurs de la société;
- une liste actualisée des directeurs (y compris leurs nom, adresse et profession) signée par un administrateur ou un agent autorisé de la société.
Un avis de désignation des directeurs et des états financiers doivent être soumis à chaque année, qu'il y ait eu ou non des changements au sein du conseil d'administration et que la société ait eu des revenus ou non.
Si vous n’êtes pas en mesure de produire les états financiers complets des années précédentes, la société peut déposer une déclaration solennelle de dossiers perdus accompagnée des états financiers d’au moins une année et d’un avis de désignation des directeurs (conformément aux exigences de dépôt annuel des documents) afin de mettre à jour vos dossiers. Vous ne pouvez utiliser ce formulaire qu’une seule fois; si vous en avez besoin de nouveau, vous devez obtenir le consentement du registraire des sociétés.